Gutes Zeitmanagement in der Schule beruhigt

Entlastung durch To-do-Listen

Zeit ist eine wertvolle Ressource, die in der Schulleitung immer zu fehlen scheint. Um seine Aufgaben zu erledigen, leistungfähig zu sein und Stress zu minimieren, braucht man deshalb Zeitmanagement. Ein basales Werkzeug dazu ist das Führen einer To-do-Liste, für die man auch Apps nutzen kann. Mit ihrer Hilfe erhöht man die Selbstkompetenz und kann (wieder) ruhiger schlafen.

Gutes Zeitmangement in der Schulleitung
Zeitmanagement in der Schlulleitung beruhigt © Illustration: Ulrich Deppe unter Verwendung von © Narith Thongphasuk / 123rf.com

Die Flut der vielfältigen Aufgaben kann erdrückend sein. Vor allem dann, wenn der gedanklichen Plan immer wieder umgeworfen werden muss, weils noch zehn weitere Themen hinzukommen. Hier den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen, das kann schon anstrengend sein.

Mit diesem Praxistipp möchte ich zwei Elemente von Zeitmanagement für die Schulleitung vorstellen, die mir den Alltag erleichtern und mich sehr entlasten: die vollständige To-do-Liste und das Fünf-Minuten-Tagebuch am Abend.

Vollständige To-do-Liste erstellen!

To-do-Listen kennen alle und mögen sie mehr oder weniger. Hier stellen wir ein System vor. Es ist David Allens Getting things done (GTD) entlehnt und auf die schulische Arbeit angepasst. Zusätzlich unterstützt eine App die Verfügbarkeit der Liste.

Es beginnt alles mit einem großen und unumstößlichen Grundsatz: Alle Aufgaben werden aufgeschrieben - ausnahmslos alle. Jede noch so kleine oder große Aufgabe, jede Teilaufgabe wird aufgeschrieben. Selbst eine Aufgabe, in der über etwas nachgedacht werden muss („Wie entscheide ich im Fall XY?“), wird notiert. Dieser Grundsatz darf nicht gebrochen werden! Es muss wirklich eine vollständige To-do-Liste aller Aufgaben sein, denn nur so kann man sich auf sie verlassen. Denn nur das, was erfasst ist, kann auch im Zeitmanagement berücksichtigt werden.

Die Liste wird unterteilt in Unterlisten. Diese werden (anders als bei David Allen) frei auf die Schule oder eigene Bedürfnisse angepasst, zum Beispiel: eigener Unterricht, Personalrat, Eltern, Kolleginnen und Kollegen, Schulleitungsrunde, Mitteilungsbuch, Hausmeister, Ideen … Zusätzlich gibt es die Listen „Eingang“ und „auf Antwort wartend“.

Effekte einer To-do-Liste

  1. Aufgaben klarer erkennen
  2. Zeit sinnvoll einteilen
  3. Verzetteln vermeiden
  4. Zeitverschwendung reduzieren
  5. Effektivität steigern
  6. Prioritäten setzten
  7. Verschieberitis beenden

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Software-Unterstützung

Die Zahl der Apps, die plattformübergreifend die Listen und Termine synchronisieren, ist immens. Beispielsweise gibt es Remember The Milk, Todoist, Omnifocus, Ticktick, Microsoft To Do.

Gerade auch kostenpflichtige Angebote sollte man in Betracht ziehen. Die wenigen Euro, die man dafür zahlt, unterstützen die Programmierer in der Weiterentwicklung der Anwendung, man erhält Support und oft die Programmeigenschaften, die wirklich sinnvoll unterstützen. Nicht zuletzt sollte einem die Entlastung im Alltag dieser kleine Betrag wert sein. Große Vorteile bieten auch solche Anbieter, die sowohl eine App für das Mobiltelefon als auch eine Internetversion im Browser haben. So kann von jedem Arbeitsplatz auf die Liste zugegriffen werden.

Zum Start werden alle, wirklich alle zu erledigenden Aufgaben mit einem Erledigungsdatum, wann sie getan werden müssen, notiert und in die entsprechenden Unterlisten gesteckt. Der Start mag sich umfangreich anfühlen. Aber der erste Moment, wenn alle Aufgaben notiert sind, ist bemerkenswert. (Vielleicht fragen Sie sich erstaunt, was noch fehlt und ob das alles war. Es kann sein, dass dann da nichts mehr ist, was zu notieren ist, und Sie erste Ansätze von Freiraum verspüren.)

Wie Sie Ihr Zeitmanagement in der Schulleitung noch weiter ausdifferenzieren können – mit Aufgabenlisten und einem Aufgabentagebuch –, lesen Sie hier 

Zum Autor

Timo Off ist Schulleiter der Gemeinschaftsschule Nortorf mit Oberstufe (im Kreis Rendsburg-Eckernförde); www.timo-off.de .

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