Timo Off

Den Kopf freibekommen

Illustration: Ulrich Deppe unter Verwendung von © Narith Thongphasuk / 123rf.com

Timo Off

Entlastung durch Listen und Tagebuch

Abends kurz vor dem Schlafen. Der Gedankenkreisel ist auf Hochtouren: Morgen früh vor der ersten Stunde muss ich noch kopieren, die Akte rauslegen und das Protokoll abfragen. Dann kommen zwei Gespräche: Bin ich vorbereitet? Außerdem darf ich nach der Schule den Einkauf nicht vergessen. Moment, da war doch um 11Uhr noch ein Telefonat mit der Schulaufsicht, oder? Und im Schulbüro wollte ich auch noch etwas anmerken. Habe ich wirklich an alles gedacht?
Die Flut der vielfältigen Aufgaben kann erdrückend sein. Vor allem dann, wenn trotz eines gedanklichen Plans, was am Tage getan werden muss, im Laufe des Vormittags noch 10 weitere Themen hinzukommen. Hier den Überblick zu behalten und vor allem: nichts zu vergessen, das kann schon anstrengend sein.
Mit diesem Praxistipp möchte ich zwei Dinge vorstellen, die mir den Alltag erleichtern und mich sehr entlasten: die vollständige To-do-Liste und das Fünf-Minuten-Tagebuch am Abend.
Die vollständige To-do-Liste
To-do-Listen kennen alle und mögen sie mehr oder weniger. Das hier vorgestellte System ist David Allens Getting things done (GTD) entlehnt und auf die schulische Arbeit angepasst. Zusätzlich unterstützt eine App die Verfügbarkeit der Liste.
Es beginnt alles mit einem großen und unumstößlichen Grundsatz: Alle Aufgaben werden aufgeschrieben, ausnahmslos alle. Jede noch so kleine oder große Aufgabe, jede Teilaufgabe wird aufgeschrieben. Selbst eine Aufgabe, in der über etwas nachgedacht werden muss („Wie entscheide ich im Fall XY?), wird notiert. Dieser Grundsatz darf nicht gebrochen werden! Es muss wirklich eine vollständige To-do-Liste aller Aufgaben sein, denn nur so kann man sich auf sie verlassen.
Die Liste wird unterteilt in Unterlisten. Diese werden (anders als bei David Allens GTD) frei auf die Schule oder eigene Bedürfnisse angepasst, zum Beispiel: eigener Unterricht, Personalrat, Eltern, Kolleginnen und Kollegen, Schulleitungsrunde, Mitteilungsbuch, Hausmeister, Ideen Zusätzlich gibt es die Listen „Eingang und „auf Antwort wartend.
Software-Unterstützung und Start
Die Zahl der Apps, die plattformübergreifend die Listen und Termine synchronisieren, ist immens. Beispielsweise gibt es Remember The Milk, Todoist, Omnifocus, Ticktick, Microsoft To Do ...
Gerade auch kostenpflichtige Angebote sollten in Betracht gezogen werden. Die wenigen Euro, die man dafür zahlt, unterstützen die Programmierer in der Weiterentwicklung der Anwendung, man erhält Support und oft die Programmeigenschaften, die sinnvoll unterstützen. Nicht zuletzt sollte einem die Entlastung im Alltag dieser kleine Betrag wert sein. Große Vorteile bieten auch solche Anbieter, die sowohl eine App für das Mobiltelefon als auch eine Internetversion im Browser haben. So kann von jedem Arbeitsplatz auf die Liste zugegriffen werden.
Zum Start werden alle, wirklich alle zu erledigenden Aufgaben mit einem Erledigungsdatum, wann sie getan werden müssen, notiert und in die entsprechenden Unterlisten gesteckt. Der Start mag sich umfangreich anfühlen. Aber der erste Moment, wenn alle Aufgaben notiert sind, ist bemerkenswert. (Vielleicht fragen Sie sich erstaunt, was noch fehlt und ob das alles war. Es kann sein, dass dann da nichts mehr ist, was zu notieren ist, und Sie erste Ansätze von Freiraum verspüren.)
Routinen entwickeln
Halten Sie dann die To-do-Liste stets in Ihrer Nähe, damit Sie neue Aufgaben, z.B. Anfragen oder Ideen unmittelbar festhalten können. Zu Beginn des Tages und mittendrin schauen Sie auf Ihre To-do-Liste des aktuellen Tages und arbeiten wie gewohnt alles ab. Zugleich wird es den ganzen Schultag lang Veränderungen geben: Sie verschieben Aufgaben in eine andere Liste, sie streichen erledigte Aufgaben und sie fügen selbstverständlich Aufgaben hinzu.
Am (selbst gesteckten) Ende des Arbeitstages schauen Sie noch ein allerletztes Mal auf die Liste. Haben Sie noch Aufgaben im Kopf, die festgehalten werden müssen?...

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Fakten zum Artikel
aus: Schule leiten Nr. 20 / 2020

Selbstkompetenz – Innere Stärken entfalten

Friedrich+ Kennzeichnung Schuljahr 1-13