Zentrale Schaltstelle der Schule

Gespräch mit einer Schulbüroleiterin

Schule leiten: Liebe Frau Treffkorn-Mock, Sie sind seit vielen Jahren Büroleiterin in einem Hamburger Gymnasium und können auf viele Erfahrungen zurückblicken, unter anderem haben Sie drei unterschiedliche Schulleitungen und drei stellvertretende Schulleitungen kennengelernt. Heute möchte ich mit Ihnen über Ihr Aufgabengebiet und über Gelingensbedingungen der Zusammenarbeit zwischen Schulleitung und Schulbüro sprechen. Zur Vorbereitung auf dieses Gespräch habe ich den Begriff Schulsekretärin gegoogelt und wissen Sie, was man als Erstes findet? Schulsekretärin das ist die Tante mit dem Pflaster.
Sabine Treffkorn-Mock: „Die Tante mit dem Pflaster finde ich nett, ein bisschen altertümlich, aber wichtig für Schülerinnen und Schüler, auf jeden Fall. Für sie erfülle ich wichtige Aufgaben, ich bin häufig die erste Informationsgeberin, nicht nur, was Unterricht oder Vertretung betrifft, sondern auch dazu, wie ich mich als Schüler oder Schülerin verhalten muss.
Also habe ich durchaus auch eine erzieherische Aufgabe, das war hier immer ein Leitfaden für die tägliche Arbeit, vom Jahrgang 5 an. Das kommt bei den Kindern und Jugendlichen gut an, es fällt ihnen häufig leichter, etwas von uns, also meinen Kolleginnen und mir, anzunehmen als von den Lehrkräften. Wir haben doch noch eine andere Vertrauensstellung. Es kommt durchaus vor, dass sie hier Dinge ausplaudern, die sie woanders nicht erzählen. Dabei kommt es darauf an, dass man loyal ist und die Vertraulichkeit wahrt, wenn man nichts anderes mit den Kindern vereinbart hat.
Schule leiten: Was sind die hauptsächlichen Aufgabenfelder im Schulbüro?
Sabine Treffkorn-Mock: Für mich als Büroleitung sind die Aufgaben noch etwas anders als am Empfang, ich bin verantwortlich für die Verwaltungsebene, von der Schüleraktenpflege bis zur Buchhaltung. Das ist für mich ein besonders anspruchsvolles Feld, denn ich muss manchmal entscheiden, wo Gelder hinfließen und ein Auge darauf haben, dass wir am Ende kein Minus erwirtschaften. Das liegt mir sehr am Herzen, denn die Schule soll gut dastehen.
Außerdem führen die anderen Sekretärinnen und ich natürlich den ganzen Tag Gespräche und sind daher auch der Kummerkasten der Schule. Wichtig ist auch die Führung, ich führe das Personal im Schulbüro, zwei weitere Mitarbeiter.
Schule leiten: Wie geht es Ihnen mit der Führungsaufgabe?
Sabine Treffkorn-Mock: Führung fand ich zuerst schwierig. Ich war mir nicht immer meiner Rolle bewusst, weil man sehr eng zusammenarbeitet und dann manchmal die Ebene verlässt, die man als Führung haben soll. Mittlerweile habe ich das besser gelernt, aus Erfahrung.
Schule leiten: Sie haben ja auch schon mehrere Mitarbeiter gehabt. Hat sich da etwas verändert, von der ersten zur zweiten.
Sabine Treffkorn-Mock: Bei der ersten Mitarbeiterin war das noch schwierig, da fehlte es manchmal an der nötigen Distanz. Das habe ich jetzt abgelegt, obwohl auch wir drei ein sehr herzliches Verhältnis miteinander haben.
Schule leiten: Jetzt ist noch eine dritte Person dazugekommen, was hat sich dadurch geändert?
Sabine Treffkorn-Mock:Wir fühlen in erster Linie Erleichterung, weil die Arbeit auf drei verteilt ist, vor allem auch die anstrengende Telefonarbeit. Es gibt keine Konflikte, ich glaube, weil ich jemanden gefunden habe, der gut ins Team passt. Es tut auch gut, dass der dritte ein Mann ist, das ist auch für die Schülerinnen und Schüler interessant. Der Kollege verkörpert ein anderes Rollenbild und bietet auch eine andere Ansprache. Das war für mich ein wichtiges Thema und ich habe mich sehr darüber gefreut, dass es auch männliche Bewerber gab.
Schule leiten: Wie ist denn die Arbeitsteilung im Büro, macht der Empfang auch Verwaltungsarbeit?
Sabine Treffkorn-Mock: Nein, da der Empfang nur halbtags besetzt ist, macht der nur die Telefonarbeit.
Schule leiten: Das ist ja sicherlich eine Erleichterung.
Sabine Treffkorn-Mock: Absolut, weil wir anderen zwei uns...

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Fakten zum Artikel
aus: Schule leiten Nr. 12 / 2018

Nicht-lehrendes Personal – Ohne die nichts läuft

Friedrich+ Kennzeichnung Schuljahr 1-13