Jens Rißmann

So viel wie nötig, so wenig wie möglich

Jens Rißmann

Gedanken zum Verfassen von Beratungsprotokollen

Die Situation ist uns zur Genüge bekannt: Wir sitzen mit unseren Kollegen zusammen in einer Besprechung, Konferenz oder wie wirs auch nennen mögen, wir informieren uns, planen und beschließen. Viele machen sich Notizen, schreiben mit nicht alle. Beim nächsten Besprechungstermin kommt dann die Frage: Wer sollte sich um das beschlossene Thema kümmern? Ratlosigkeit in der Runde.
Ein Protokoll könnte weiterhelfen. Doch wie genau könnte ein Beratungsprotokoll aussehen? Welche Funktionen hat ein Beratungsprotokoll, wie strukturiert und wie offen sollte es angelegt sein, damit der Aufwand recht gering ist und der Nutzen hoch?
Wer schreibt?
Protokollieren ist eine Strukturierungsaufgabe und ist für Ungeübte oft mühevoll. Der Protokollant sollte die Fähigkeit besitzen, die wichtigen Dinge von den unwichtigen schnell unterscheiden zu können. Das fällt nicht jedem auf Anhieb leicht. Es kann helfen, bei Besprechungen die Aufgabe des Protokollanten von Sitzung zu Sitzung rotieren zu lassen. Das fördert das Verständnis für diese Aufgabe und macht die Anpassung der Protokollform an die aktuellen Arbeitsanforderungen oft einfacher alle verstehen, was gemacht wird , und können bei möglichen Optimierungen mitdenken.
Wie viel wird aufgeschrieben?
Für den Umfang von Protokollen sollte gelten: so viel wie nötig und so wenig möglich. In vielen Fällen reichen Ergebnisprotokolle mit klaren Terminangaben und Verantwortlichkeiten völlig aus. Zusätzlich sollte klar erkennbar sein: Wer hat teilgenommen, wann, wo und wer wird im Verteiler anschließend informiert.
Layouts für Protokolle gibt es viele; oft sind sie in Tabellenform verfasst. Gestalten Sie Ihre Protokolle in der Praxis so, dass es für Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen „passt, also die Dinge nachvollziehbar und übersichtlich sind und die Arbeit erleichtern.
Für die Aufbewahrung und Ablage ist es sinnvoll, eine logisch nachvollziehbare Ordnung zu etablieren, z.B. Dateinamen mit Datum versehen (in amerikanischer Schreibweise, das macht das Sortieren leichter: 2016-03-24) etc.
Wofür wird das Protokoll benötigt?
Das ist die Kernfrage an der Beantwortung dieser Frage entscheiden sich die Form und der Umfang des Protokolls. Es kann notwendig sein, Verläufe zu dokumentieren, Ergebnisse festzuhalten oder vieles andere. Durch Protokolle wird die Vorbereitung auf bevorstehende Folgetermine oft einfacher. Und sie helfen auch bei der Ursachenanalyse man kann Verläufe und Problempunkte besser erkennen. Bei allem Protokollieren darf man jedoch nicht vergessen, dass das Protokoll lediglich ein Hilfsmittel ist und die Arbeit unterstützen soll und nicht die eigentliche Arbeit an sich darstellt. (In der Toolbox finden Sie zwei Musterprotokolle .)
Jens Rißmann ist Psychologe, Pädagoge und Trainer für Verständnisintensives Lernen in Jena.

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Fakten zum Artikel
aus: Schule leiten Nr. 6 / 2016

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  • Autor/in: Jens Rißmann