Etikette in Telefon- und Videokonferenzen

Praxistipps für eine neue Art der Kommunikation

Die Kommunikation über Videokonferenzen hat so ihre ganz eigenen Tücken, die jetzt gebündelt zum Vorschein kommen. Angefangen von der Auswahl des richtigen Tools, des passenden Endgerätes, der nicht funktionierenden Infrastruktur bis hin zu fehlender oder falscher Etikette. Unsere Praxistipps helfen Ihnen das neue Medium sicher und souverän zu nutzen.

© Harry Cunningham/unspash

Vorbereitung der (Video-)Konferenz

Vorbereitung ist das A und O. Insbesondere für den Einladenden. Wenn man nicht gemeinsam in einem Raum sitzen und reden kann, ist das Improvisieren deutlich schwieriger. Und je undefinierter eine Besprechung ist, desto weniger Aufmerksamkeit wird man von den Teilnehmenden bekommen. Gerade bei Videokonferenzen ist es sehr schwierig über einen langen Zeitraum die Konzentration hochzuhalten.

Praxistipps:

  • Telkos (Telefonkonferenzen) und Videokonferenzen, wenn möglich nicht länger als für 30-60 Minuten ansetzen.
  • Bei Telkos, die länger als 60 Minuten dauern, maximal 4 Teilnehmnde einladen, bei kürzeren können auch mal 6-10 Teilnehmende dabei sein. Mehr ist nicht empfehlenswert. Ggf. empfiehlt es sich Themen in kleineren Gruppen vorzubereiten und dann über andere Kanäle die Details zu klären.
  • Eine Agenda gibt allen Teilnehmenden einen roten Faden und schärft die Aufmerksamkeit.

Technische Fragen: Mit Bild oder ohne?

Niemand hat Lust auf eine Konferenz, die dauernd abbricht oder in der niemand wirklich zu verstehen ist. Wählen Sie also vorab ein passendes Tool aus und stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer auch Zugang zu der Technik hat. Also bitte nicht erst 10 Minuten vorher kommunizieren mit welchem Tool gearbeitet wird.

Fragen Sie sich, ob Sie einen Bildschirm teilen müssen oder ob Sprache ausreicht. Je nachdem wählen Sie das passende Tool. Grundsätzlich empfiehlt es sich, gerade bei Teams, die sich nicht so oft sehen, auf eine Videokonferenz zu setzen – dieses ersetzt den persönlichen Kontakt zwar nicht, kommt dem aber deutlich näher als eine reine Telko.

Für die kleine Telko zwischendurch reicht aber vielleicht auch mal das Telefon.

Praxistipp:

Um mit Kolleginnen und Kollegen auch zwischendurch den Kontakt zu halten und nicht immer wieder durch Telefonate aus der Arbeit gerissen zu werden, empfiehlt es sich über einen Chat in Kontakt zu bleiben. Hier gibt es vielfältige Tools – und in der Not kann auch ein Messenger, wie zum Beispiel Telegram aushelfen.

Durchführung & Etikette der (Video-)Konferenz

Folgendes sollten Sie bei der Durchführung der Konferenz beachten:

  • Seien Sie pünktlich. Das bedeutet, Rechner und Software am besten 5-10 Minuten vor der Konferenz starten. Da die meisten Videokonferenzen die ersten Minuten mit der Frage beschäftigt sind ob jeder jeden hören kann, wäre  es sehr ärgerlich wenn jetzt auch noch Teilnehmer verspätet oder mit nicht funktionierender Hard- oder Software starten.
     
  • Benutzen Sie ein Headset. Wirklich. Immer. Und je nachdem, wie vielen Umgebungsgeräusche Sie ausgesetzt sind, auch Active-Noise-Cancelling-Kopfhörer – die kosten nicht mehr viel und Sie können sich wirklich auf die Gespräche konzentrieren. Ein Headset garantiert außerdem, dass Sie möglichst viel verstehen und dass jeder Sie versteht.
     
  • Stellen Sie sich stumm (Mute) wenn Sie nicht reden. So stören Ihre Nebengeräusche niemanden. Denn schon lautes Atmen, tippen auf der Tastatur oder auch Ihre Kinder im Hintergrund stören den Ablauf einer Telefonkonferenz erheblich. Vergessen Sie nicht, das Mikrofon wieder einzuschalten, sobald Sie was sagen wollen.
     
  • Vermeiden Sie gleichzeitiges Reden, lassen Sie andere immer ausreden – Disziplin macht hier für alle das Leben deutlich leichter. Denn die meisten Tools kommen erheblich ins Stottern wenn mehrere Teilnehmer gleichzeitig reden – und dann versteht man niemanden mehr.
     
  • Ist die Kamera an? Dann vergessen Sie das auch während der Konferenz nicht – es ist höchstens für die anderen amüsant, wenn Ihr Partner halb angezogen durch Bild läuft oder Sie nebenbei mal eine Grimasse schneiden müssen, um Ihre Kinder zu erheitern ;-) .

Sie sehen, es gibt ein paar einfache Regeln, die helfen, dass auch Telefon- und Videokonferenzen gelingen können. Wir wünschen viel Erfolg dabei.