Tipps für die Klassenfahrt

Geld einsammeln und verwalten

Eine Klassenfahrt – auch innerhalb Deutschlands – kann mehrere hundert Euro kosten. Immer wieder kommt es bei so großen Ereignissen zu Problemen mit dem Geld: Wie soll das Geld von den Eltern eingesammelt werden und wie wird es richtig verwaltet?

Geldscheine und Münzen
Geld einsammeln und verwalten – Tipps für die Klassenfahrt Foto: privat

In der Regel übernimmt die Lehrkraft die finanzielle Koordination der Klassenfahrt. Das Geld in bar einzusammeln, ist heute keine gute Lösung mehr. Das private Konto der Lehrkraft zu nutzen, verbietet sich.

Bessere Möglichkeiten

Viele Schulen besitzen im Rahmen der kommunalen Budgetierung ein eigenes Schulkonto, das für den Zahlungsverkehr genutzt werden kann. Hat die Schule kein eigenes Konto kann ein Konto des Schulträgers genutzt werden. Das Klassenfahrt-Geld wird auf dieses Konto überwiesen und der Schule im Anschluss zur Verfügung stellt.

Die Voraussetzung dafür: Es müssen im Vorfeld gezielte Absprachen zwischen Schule und Schulträger getroffen werden, wie die Schule über die Gelder verfügen kann.

Viele Schulen verfügen heute über zwei Konten, eins über das das Budget des Schulträgers läuft und ein zweites, über das Gelder für Klassenfahrten, aber auch andere schulinterne Dinge laufen: Geld für Schulmilch oder Zahlungen des Sozialamtes für bestimmte Schüler und Ähnliches mehr.

Einige Schulen erwarten, dass Lehrkräfte für eine Klassenfahrt ein eigenes Treuhandkonto ein-richten. Doch Schutz vor Unterschlagungen bietet das nicht.

Unser Tipp

Fragen Sie Ihren Reiseanbieter nach einem speziellen Klassenfahrt-Kundenkonto. Etliche Anbieter stellen es kostenlos zur Verfügung, wenden sich direkt an die Eltern und sammeln das Geld ein. Lehrkräfte erhalten dabei Einsicht auf das Kundenkonto und können so sehen, wer bereits bezahlt hat. Ein weiterer Vorteil: Die Anbieter rechnen die Kosten im Wege des Bildungs- und Teilhabepakets (BuT) direkt mit der ARGE ab. Die Vorgaben der DSGVO werden dabei eingehalten. Ein entsprechender Vordruck steht zur Verfügung und ist von den Erziehungsberechtigten bzw. den SchülerInnen ab 18. Lebensjahr auszufüllen.

Diese Lösung ist nicht nur äußerst praktisch, da der Aufwand für die Lehrkraft minimiert wird, sondern auch juristisch empfehlenswert. Da Einzelverträge bestehen, tritt keine Gesamtschuldnerhaftung ein.